1.1. Înregistrarea actului de naştere

1.2. Înregistrarea actului de căsătorie

1.3. Înregistrarea actului de divorț

1.4. Înregistrarea actului de deces

2. Transcrierea actelor de stare civilă

2.1. Transcrierea actului de naștere

2.2. Transcrierea actului de căsătorie

2.3. Transcrierea actului de divorț

2.4. Transcrierea actului de deces

1.1. În vederea înregistrării NAŞTERII, solicitantul cetățean al Republicii Moldova urmează să prezinte personal la sediul ambasadei sau prin mandatar următoarele acte:

1. Declaraţia despre naştere, se completează la ambasadă;
2. Certificatul medical constatator al naşterii, eliberat de unitatea sanitară în care a avut loc naşterea, tradus și legalizat.
   Pentru cei născuți pe teritoriul Japoniei - actul constatator al naşterii emis de clinica/spitalul unde s-a născut copilul SHUSSEI SHOMEISHO, având aplicată Apostila de către Ministerul Afacerilor Externe al Japoniei, conform Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 (accesați secțiunea Legalizare documentelor), precum şi traducerea în limba română sau rusă efectuată de un traducător autorizat, legalizată notarial și apostilată. (prima apostilă pe Shussei Shomeisho, a doua apostilă pe traducerea legalizată);
3. Actele de identitate a părinţilor sau a unuia dintre ei;
4. Certificatul de căsătorie a părinţilor,
   şi după caz:
   
   - Declaraţia privind stabilirea paternităţii, în cazul când părinţii nu se află în căsătorie;
   - Cererea mamei solitare privind înscrierea datelor despre tată, în cazul când mama este necăsătorită;
   - Certificatul de divorţ, dacă din momentul desfacerii căsătoriei până la naşterea copilului nu au trecut mai mult de 300 zile;
   - Certificatul de deces al soţului, dacă din momentul decesului până la naşterea copilului nu au trecut mai mult de 300 zile;
   - Actul de identitate al solicitantului.

1.2. În vederea înregistrării CĂSĂTORIEI, solicitanții - cetățeni al Republicii Moldova și cetățeni străini urmează să prezinte personal următoarele acte:

1. Declaraţie de căsătorie se completează și semnează de către ambii la sediul ambasadei;
2. Actele de identitate a viitorii soţi;
3. Certificatele de naştere a viitorii soţi;
   şi după caz:
   
   - Dovada privind desfacerea sau încetarea căsătoriei anterioare;
   - Decizia autorităţii administrației publice locale, în cazul reducerea vârstei matrimoniale conform art. 14 din Codul familiei.

În cazul încheierii căsătoriei cu un cetățean străin pe lângă actele solicitate în mod general este necesară prezentarea următoarelor:

1. copia pașaportului;
2. certificatul de naștere;
3. certificatul privind starea civilă (certificatul de capacitate matrimonială după caz) şi dovada, eliberată de autoritățile competente ale statelor ai căror cetăţeni sunt, din care să rezulte că sunt îndeplinite condițiile de fond, cerute de legislaţia Republicii Moldova, pentru încheierea căsătoriei, fiind tradus și legalizat.

Încheierea căsătoriei se efectuează în termen de o lună de la data depunerii declarației de căsătorie.

Pentru încheierea căsătoriei potrivit art. 12 din Codul familiei este stabilit termenul maxim de două luni de la data depunerii declarației.

Termenul înregistrării căsătoriei, conform art. 12 din Codul familiei, poate fi redus. În acest sens viitorii soţi vor depune o cerere scrisă, anexând actul prin care se confirmă motivul urgentării.

IMPORTANT:

Căsătoriile cu cetățeni japonezi încheiate/oficiate la sediul Ambasadei - NU vor fi recunoscute de către autoritățile nipone, acestea se înregistrează la primării conform circumscripțiilor teritoriale nipone.

1.3. Pentru înregistrarea DIVORȚULUI în baza acordului comun al soţilor, în cazurile în care între aceștia nu există neînțelegeri referitoare la partajul proprietății comune în devălmășie, la întreținerea, educația și domiciliul copiilor minori comuni sau la întreținerea unuia dintre soți, solicitanții - cetățeni al Republicii Moldova și cetățeni străini urmează să prezinte personal la sediul ambasadei prezentând următoarele acte:

1. cerere privind desfacerea căsătoriei în baza declaraţiei comune a soţilor, se completează și semnează de ambii soți la sediul ambasadei;
2. actele de identitate;
3. certificatul de căsătorie;
4. certificatul de naştere (după caz)

În cazul în care unul din soţi nu are posibilitate de a se prezenta personal în vederea depunerii declaraţiei comune, manifestarea lui de voinţă poate fi expusă într-o declaraţie separată, semnătura căruia va fi autentificată în modul stabilit de legislaţie (art. 43 (3) Legea 100-XV din 26.04.2001 privind actele de stare civilă).

Divorţul se înregistrează în prezenţa ambilor sau a unuia dintre soţi, la expirarea termenului de 1 lună de la data depunerii declaraţiei. Absenţa nemotivată a unuia dintre soţi la înregistrarea divorţului nu împiedică desfacerea căsătoriei.

Căsătoria se consideră desfăcută la data înregistrării actului de divorţ.

1.3. Înregistrarea actului de DECES.

Declaraţia de deces se face verbal în termen de 3 zile de la data producerii decesului. Acest termen cuprinde atât ziua în care sa produs decesul, cât şi ziua în care se face declaraţia. Au obligaţia de a face declaraţia de deces:

• membrii familiei;
• rudele decedatului;
• în lipsa persoanelor enumerate mai sus obligaţia de a declara decesul le revine colocatarilor, vecinilor, administraţiei imobilului, medicului sau altă persoană din unitatea sanitară unde s-a produs decesul;
• în cazul decedării persoanei în penitenciar sau într-o instituţie de protecţie socială, obligaţia de a face declaraţia de deces revine administraţiei instituţiei penitenciarului.

La momentul înregistrării decesului declarantul este obligat să prezinte următoarele acte:

1. certificatul medical constatator al decesului, eliberat de instituţia medicală ce a constatat decesul;
2. actul de identitate, livretului militar sau adeverinţa de recrutare a persoanei decedate;
3. certificatul de naştere;
4. actul de identitate a declarantului.

În cazuri speciale se prezintă – dovada eliberată de poliţie sau procuratură când decesul a convenit în urma sinucideri, unui accident sau altor acţiuni violente, precum şi în cazul găsirii unui cadavru, din care să rezulte că una din aceste autorităţi a fost sesizată despre deces; comunicarea administraţiei penitenciarului în cazul când persoana a decedat în instituțiile penitenciare.

2. Transcrierea actelor de stare civilă reprezintă o procedură de recunoaștere a actelor de stare civilă ale cetățenilor Republicii Moldova, înregistrate de către organele competente din străinătate, prin copierea cu exactitate a informației din cuprinsul acestora în Registrele de stare civilă ale Republicii Moldova.

Actele de stare civilă ale cetățenilor Republicii Moldova întocmite de către organele competente ale statelor străine au putere doveditoare pe teritoriul statului nostru numai după Transcrierea lor în registrele de stare civilă naționale.

Cetățenii Republicii Moldova sunt obligați să declare transcrierea acestor acte de stare civilă, în termen de 6 luni de la întoarcerea în țară sau de la primirea din străinătate a certificatului de stare civilă, a copiei sau extrasului de pe actul de stare civilă.

Se supun transcrierii, în mod obligatoriu, actele de stare civilă întocmite după 17 august 2001. La dorința solicitanților pot fi supuse procedurii de transcriere și actele de stare civilă întocmite până la 17 august 2001.

Tipurile actelor de stare civilă care pot fi transcrise:

• actele de naștere;
• actele de căsătorie;
• actele de desfacere a căsătoriei;
• actele de schimbare a numelui și/sau prenumelui;
• actele de deces.

2.1 Transcrierea actului de naștere.

Secția consulară recepționează cererile în vederea transcrierii actelor de stare civilă depuse personal la sediul ambasadei, sau prin mandatar și inclusiv prin corespondență, astfel se prezintă următoarele:

1. Cererea de transcriere a actului de naştere al copilului, F-39 descărcați aici;
2. Certificatul de naştere al copilului, tradus și legalizat.
   Cei născuți în Japonia - Declaraţia de naştere în limba japoneză certificată de primărie (出生届SHUSSEI TODOKE), care trebuie să cuprindă şi actul constatator al naşterii emis de clinica/spitalul unde s-a născut copilul (出生証明SHUSSEI SHOMEISHO), având aplicată Apostila de către Ministerul Afacerilor Externe al Japoniei, conform Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 (accesați secțiunea Legalizare documentelor), precum şi traducerea în limba română sau rusă efectuată de un traducător autorizat, legalizată notarial și apostilată. (prima apostilă pe Shussei Todoke, a doua apostilă pe traducerea legalizată);
3. Certificatul de căsătorie/divorț al părinților eliberat de către autoritățile Republicii Moldova.
4. Actele de identitate, valabile ale celor 2 părinți. Numele complet din actul de identitate al soțului, cetățean străin, trebuie să fie IDENTIC cu cel din celelalte acte.
5. Bonul de plată a taxei consulare, pe numele Ambasadei Republicii Moldova. Taxă consulară se achită prin transfer bancar. Rechizitele bancare ale ambasadei – accesați secțiunea Taxe consulare și aferente.
   şi după caz:
   
   - Extras în limba japoneză din Registrul de familie (戸籍謄本KOSEKI TOHON) cu privire la datele personale ale soţului/soţiei cetăţean japonez (echivalentul certificatului de naştere), având aplicată Apostila de către Ministerul Afacerilor Externe al Japoniei, conform Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961, precum şi traducerea în limba română sau rusă efectuată de un traducător autorizat, legalizată notarial și apostilată. (prima apostilă pe Koseki Tohon, a doua apostilă pe traducerea legalizată);
   - Hotărârea judecătoreasca de adopție (în cazul în care există adopţii);

2.2 Pentru transcrierea actului de căsătorie, solicitantul cetățean al Republicii Moldova, urmează să prezinte personal la sediul ambasadei sau prin mandatar și inclusiv prin corespondență următoarele acte:

1. Cererea de transcriere a actului de căsătorie, F-40 descărcați aici;
2. Certificatul de căsătorie, tradus și legalizat.
   Pentru cei care au încheiat căsătoria pe teritoriul Japoniei se va prezenta Declaraţia de căsătorie în limba japoneză certificată de primărie (婚姻届KONIN TODOKE) şi apostilată de către Ministerul Afacerilor Externe al Japoniei, conform Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 (accesați secțiunea Legalizare documentelor), precum şi traducerea în limba română sau rusă efectuată de un traducător autorizat, legalizată notarial și apostilată. (prima apostilă pe Konin Todoke, a doua apostilă pe traducerea legalizată).
   În Japonia nu există certificate de căsătorie ”în original”, ci doar înscrisuri autentice, ce se eliberează la cerere de către primăria unde s-a făcut înscrierea sau de Ministerul de Justiție nipon (în cazul în care a trecut o perioadă mai mare de timp de la înregistrarea căsătoriei) .
   ATENȚIE! Este obligatoriu ca numele și prenumele celor doi soți să fie identice cu cele din actele lor de identitate! De asemenea, este obligatoriu ca numele părinților să fie identice cu cele din certificatul de naștere (în cazul cetățenilor Republicii Moldova și străini) și cu cele din registrul de familie (în cazul cetățenilor japonezi). NU se acceptă certificatele care nu îndeplinesc condițiile cerute !
3. Actele de identitate, valabile ale celor 2 soţi. Numele complet din actul de identitate al soțului, cetățean străin, trebuie să fie IDENTIC cu cel din declarația de căsătorie.
4. Bonul de plată a taxei consulare, pe numele Ambasadei Republicii Moldova. Taxă consulară se achită prin transfer bancar. Rechizitele bancare ale ambasadei – accesați secțiunea Taxe consulare și aferente.
   şi după caz:
   
   - Extras din Registrul de familie (戸籍謄本KOSEKI TOHON) cu privire la datele personale ale soţului/soţiei cetăţean japonez (echivalentul certificatului de naştere), având aplicată apostila de către Ministerului Afacerilor Externe al Japoniei, conform Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 (accesați secțiunea Legalizare documentelor), precum şi traducerea în limba română sau rusă efectuată de un traducător autorizat, legalizată notarial și apostilată. (prima apostilă pe Koseki Tohon, a doua apostilă pe traducerea legalizată);
   - Certificatul de naştere al cetăţeanului Republicii Moldova;
   - Certificatul despre schimbarea numelui şi/sau prenumelui (dacă schimbul numelui a rezultat din încheierea căsătoriei, nu este necesară prezentarea acestui certificat);
   - Dacă soţul cetăţean străin are altă cetăţenie decât cea japoneză, este necesar să prezinte certificatul de naştere și traducerea acestuia, ambele legalizate.

2.3. Procedura de transcrierea divorțului prin obținerea extrasului de pe actul de căsătorie cu mențiunea DIVORŢAT, solicitantul urmează să prezinte personal la sediul ambasadei sau prin mandatar și inclusiv prin corespondență următoarele acte:

1. Cerere privind transcrierea actului de divorţ, F-40 descărcați aici;
2. Certificatul de divorț, tradus și legalizat.
   Pentru cei care au divorțat pe teritoriul Japoniei vor prezenta Declaraţia de divorţ în limba japoneză certificată de primărie (離婚届RIKON TODOKE), apostilată de către Ministerul Afacerilor Externe al Japoniei, conform Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 (accesați secțiunea Legalizare documentelor), însoţită de traducerea acesteia în limba română sau rusă efectuată de un traducător autorizat, legalizată notarial și apostilată. (prima apostilă pe Rikon Todoke, a doua apostilă pe traducerea legalizată);
3. Certificatul de căsătorie eliberat de către autoritățile competente ale Republicii Moldova, dacă aceasta nu a fost înscris în Registrele de stare civilă ale Republicii Moldova, transcrierea divorțului se va efectua simultan cu cea a căsătoriei;
4. Actele de identitate, valabile ale celor 2 soţi (original şi 2 copii xerox). Numele complet din actul de identitate al soțului, cetățean străin, trebuie să fie IDENTIC cu cel din celelalte acte.
5. Bonul de plată a taxei consulare, pe numele Ambasadei Republicii Moldova. Taxă consulară se achită prin transfer bancar. Rechizitele bancare ale ambasadei – accesați secțiunea Taxe consulare și aferente.
   şi după caz:
   
   - Extras din Registrul de familie (戸籍謄本KOSEKI TOHON) având apostila Ministerului Afacerilor Externe al Japoniei, conform Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 (accesați secțiunea Legalizare documentelor), cu menţiunile privind divorţul înscrise, însoţită traducerea în limba română sau rusă efectuată de un traducător autorizat, legalizată notarial și apostilată. (prima apostilă pe Koseki Tohon, a doua apostilă pe traducerea legalizată).

2.4. Pentru transcrierea actului de DECES al cetățeanului Republicii Moldova, rudele solicitantului urmează să prezinte personal la sediul ambasadei sau prin mandatar și inclusiv prin corespondență următoarele acte:

1. Cererea de transcriere a actului de deces, F-41 descărcați aici;
2. Actul de identitate/pașaportul al persoanei care solicită transcrierea;
3. Certificate/documente atestă gradul de rudenie sau temeiul legal al cererii;
4. Actele de identitate și de stare civilă care au aparţinut defunctului, în original;
5. Certificatul medical de constatare a decesului, tradus și legalizat;
   Certificatul eliberat de autoritățile nipone (死亡届SHIBO TODOKE), având aplicată apostila Ministerului Afacerilor Externe al Japoniei, conform Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 (accesați secțiunea Legalizare documentelor), precum și traducerea în limba română sau rusă efectuată de un traducător autorizat, legalizată notarial și apostilată (prima apostilă pe Shibo Todoke, a doua apostilă pe traducerea legalizată);

NOTĂ:
Pentru transcrierea actului de stare civilă în regim de urgență apelați la Direcția Generală Stare Civilă cu sediul – str. Mihai Viteazul 11/1, Chișinău, Republica Moldova. Informații subsidiare găsiți pe pagina web a Direcției Generale Stare Civilă a Agenției Servicii Publice - http://www.asp.gov.md/